Lieferantenaudits
Ohne Vorwarnung abgesagt: Lektionen aus zwei gescheiterten Audits
Lesezeit: ~5 Minuten
Der unerwartete Anfang
Es kommt selten vor, aber es passiert: Man betritt ein Gelände in Erwartung eines reibungslosen Audits — und erhält stattdessen nur verwirrte Blicke. Genau das geschah mir an einem kalten Morgen in Deutschland. Wir kamen um 8:30 Uhr an, bereit für das Eröffnungsgespräch, doch der Empfang und die Sicherheitskräfte hatten uns nicht erwartet. Sie kannten unseren Ansprechpartner zwar — er hatte den Termin per E-Mail bestätigt — aber er arbeitete an diesem Tag an einem anderen Standort. Die Sicherheitskräfte telefonierten panisch herum, bevor sie ankündigten: "Sie werden gleich abgeholt."
Vorerst vereitelt — aber immer noch optimistisch.
Die "kranke" QA-Managerin
Dreißig Minuten später kam der Produktionsleiter mit der Nachricht: Die QA-Managerin sei plötzlich erkrankt, und "das Audit kann nicht stattfinden." Wir versicherten ihm: "Kein Problem — wir haben schon Audits durchgeführt, auch wenn QA mal kurz abwesend war", aber er blieb hart. Keine QA, kein Audit. Also packten wir unsere Sachen und gingen — ohne das Audit durchzuführen.
Wir vermuten, dass die Wahrheit einfacher war: Jemand hatte das Datum vergessen. Ein einfacher Anruf oder eine E-Mail im Voraus hätte dies verhindern können, doch stattdessen verbrachten wir einen halben Tag wartend… für nichts.
London ruft an — und das Audit ist abgesagt
Eine Weile später, wieder eine Überraschung — dieses Mal im Vereinigten Königreich. Auch hier wusste der Empfang nichts. Ein QA-Vertreter kam vorbei, setzte uns in einen Besprechungsraum und sagte: "Entschuldigung, davon wusste ich nichts." Sie bot WLAN und Kaffee an, während sie sich erkundigte. Eine Stunde später kam die Auflösung:
Das Audit war abgesagt worden — wegen Projektproblemen. Das Projektteam hatte entschieden, dass es nicht mehr nötig sei. Das Problem war nur… niemand hatte es jemandem mitgeteilt. Das Team dachte, die Gastorganisation würde uns informieren. Die Gastorganisation dachte, das Projektteam würde es tun. Und überall: Schweigen.
Die Lektion? "Annahmen sind die Mutter aller Pannen."
Was ich gelernt habe — und was Sie auch lernen können
Diese Vorfälle lehrten mich eines ganz deutlich: immer vor dem Audit erneut nachfragen. Eine einfache, beiläufige Überprüfung eine Woche vorher kann allen Zeit und Ärger ersparen. Es muss nicht aufdringlich sein ("Findet es noch statt?") — nur ein freundlicher Hinweis:
- "Brauche ich Sicherheitsschuhe?"
- "Ist 8:30 Uhr noch die Zeit für das Eröffnungsgespräch?"
- "Muss ich zuerst eine Sicherheitsschulung absolvieren?"
Diese kleinen, praktischen Fragen bestätigen stillschweigend Datum und Umfang, ohne aufdringlich zu wirken.
Warum das wichtig ist
- Professionalität gewinnt Vertrauen. Sie erscheinen pünktlich — und Sie prüfen doppelt nach.
- Es klärt Missverständnisse, bevor sie Zeitpläne durcheinanderbringen.
Seien Sie proaktiv, locker im Ton und auf mögliches Chaos vorbereitet — nicht nur, um Zeit zu sparen, sondern auch um Ihren Ruf als erfahrener Auditor zu stärken, der mit allem zurechtkommt, was die Pharmawelt ihm entgegenwirft.
Zwei wichtigste Erkenntnisse
- Senden Sie immer eine Logistik-Check-E-Mail eine Woche vorher — es ist nicht nötig zu fragen, ob sie noch dabei sind.
- Formulieren Sie es rund um praktische Aspekte ('Brauche ich Sicherheitsschuhe? Muss ich an einer Schulung teilnehmen?') — das hält es freundlich und effizient.
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Oder haben Sie selbst erlebt, wie ein Audit aufgrund von Missverständnissen scheiterte? Kontaktieren Sie mich — ich teile meine Erfahrungen gerne mit Ihrem Team.
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